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Praktische Ablagesysteme fürs Büro: Ordnungshelfer im Vergleich

Damit im Home Office oder am Arbeitsplatz in der Firma alle wichtigen Informationen nicht verloren gehen und im Bedarfsfall schnell auffindbar sind, gibt es spezielle Ablagesysteme. Diese schaffen Ordnung von Anfang an. Doch wann lohnt sich ein solches System und welches eignet sich für wen?

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Ablagesystem für den Schreibtisch: Darum ist es erforderlich

Ganz ohne Ablagesystem kommt kaum ein Schreibtisch aus. Immerhin sammeln sich mit der Zeit wichtige Informationen, wie Rechnungen oder Kundendaten, auf die nach einem bestimmten Zeitraum noch einmal zugegriffen werden muss. Trotz Digitalisierung erreichen Arbeitnehmer viele Daten nach wie vor in Schriftform. Dafür braucht es einen speziellen Platz. Wenn Zettel wenig geordnet auf dem Schreibtisch herumliegen, sieht das nicht nur unordentlich aus, sondern bedingt im Zweifelsfall eine lange Suche nach dem richtigen Schriftstück. Besser ist eine strukturierte Ablage. Im Groben wird zwischen drei Arten von Ablagesystemen unterschieden: Es gibt die stehende, liegende und hängende Aufbewahrung.

Stehende Aufbewahrung: Klassiker für rasche Übersicht

Hinter der stehenden Aufbewahrung verbergen sich Ordner- und Stehsammlersysteme. Sie gelten als einer der Klassiker zur Sortierung von Schriftgut, da sie recht wenig Platz einnehmen und optisch für Ordnung sorgen. Der Vorteil der Ordner und Stehsammler ist die klare Trennung nach verschiedenen Themen: Ein Ordner dient dabei als Ablage für ein Projekt oder einen bestimmten Arbeitsaspekt. Hinzu kommt die weitere Unterteilung innerhalb des Ordners durch alphabetisch sortierte oder farblich unterschiedliche Trennblätter.

Liegende Aufbewahrung: Sortierte Papierstapel für die schnelle Ablage

Die liegende Aufbewahrung nimmt auf dem Schreibtisch etwas mehr Platz ein, eignet sich aber für Informationsstapel, die in der Regel schnell anwachsen. Für Ordnung innerhalb des Stapels sorgen ebenfalls - meist farbig unterschiedliche - Trennblätter, die beschriftet werden können. Ein Ablagekörbchen oder einzelne Mappen erweisen sich als erste Wahl für die liegende Aufbewahrung. Ein Risiko ist allerdings die leichte Zugänglichkeit: So wird aus Bequemlichkeit gern das eine oder andere Blatt Papier in den Korb gelegt, das dort gar nicht hingehört. Umgangen wird dies durch nicht direkt auf dem Schreibtisch befindliche Ablagesysteme. Beim B2B-Händler gaerner kann man eine geeignete separate Sortierablage versandkostenfrei bestellen.

Hängende Aufbewahrung: Häufig benötigte Informationen im Blick

Schließlich gibt es noch die Möglichkeit der hängenden Aufbewahrung. Hier finden sich Ablagemöglichkeiten für Informationen, die sehr oft benötigt werden. Der Vorteil ist der sofortige Zugriff, ohne einen Ordner aufschlagen und durchsuchen zu müssen. Die Sortierung erfolgt durch Hängetaschen und spezielle Mappen, die ebenfalls in verschiedenen Farben verfügbar sind. Bei Bedarf können Schildchen zur Beschriftung ausgetauscht werden, sodass die Hängeaufbewahrung wiederverwendbar ist. Auch ist keine Vorbereitung der Dokumente zum Abheften, beispielsweise das Lochen, vonnöten.

Tipps und Tricks für die ständige Ordnung

Selbst das beste Ablagesystem ist aber nur so gut wie sein Benutzer - und dessen Sorgfalt, es regelmäßig zu "pflegen". Einige Tricks können dabei helfen. Beispielsweise sollten in einem rasch anwachsenden Ordner regelmäßig veraltete Informationen herausgenommen werden. Das gelingt beispielsweise durch die Regel, bei jedem Hinzufügen ein nicht mehr benötigtes Schriftstück zu entfernen. Ebenfalls bewährt hat sich die Ein-Ordner-Regel: Der Arbeitnehmer nimmt sich pro Arbeitstag oder Arbeitswoche einen der Ordnungshelfer vor, um diesen auf veraltete Informationen durchzusehen.

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