Illegale Handlungen am Arbeitsplatz melden?

• 69 Prozent der Mitarbeitenden österreichischer Unternehmen können sich vorstellen, potenzielle Rechtsverstöße am Arbeitsplatz zu melden, nur für 1,5 Prozent kommt eine Meldung nicht in Frage
• Sieben von zehn Mitarbeitenden würden Meldungen an eine unternehmensinterne Stelle bevorzugen
• Externe Stelle wird von 30 Prozent präferiert – Anonymität und Objektivität als wichtigste Faktoren
• Neben technischer Umsetzung des Meldekanals auch umfangreiche organisatorische Maßnahmen vor Inkrafttreten der Whistleblowing-Richtlinie in Österreich nötig

Spätestens im Dezember 2021 muss die Whistleblowing-Richtlinie der Europäischen Union in nationales Recht umgesetzt worden sein. Sämtliche öffentliche Unternehmen, private Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden und Gemeinden ab 10.000 Einwohnern müssen dann unter anderem über ein Meldesystem für Whistleblower verfügen – einen Kanal, über den Angestellte Verstöße gegen EU-Recht, die sie am Arbeitsplatz beobachtet haben, vertraulich melden können, sei es an eine interne Abteilung oder eine externe Stelle. Für kleine Unternehmen mit 50-249 Beschäftigten sieht die Richtlinie eine verlängerte Frist bis Dezember 2023 vor. „In Österreich sind insgesamt rund 7.000 Unternehmen betroffen – es ist sinnvoll, sich frühzeitig detailliert mit dem Thema zu befassen und die nötigen technischen und organisatorischen Prozesse aufzusetzen, um möglicherweise strenge Pönalen zu vermeiden“, warnt Andreas Frohner, Leiter Forensic & Integrity Services bei EY Österreich.

Gut zwei Drittel der österreichischen Angestellten (69 %) sagen aus, dass die Meldung eines Verstoßes für sie vorstellbar ist – ein Drittel (34 %) würde sogar auf jeden Fall eine Meldung absetzen. Nur 1,5 Prozent können sich das gar nicht vorstellen, fünf Prozent eher weniger. Ein Viertel der Angestellten (25 %) ist noch unsicher.

Das sind die Ergebnisse einer Umfrage, die die Prüfungs- und Beratungsorganisation EY Österreich Ende Jänner 2021 unter 541 Angestellten von österreichischen Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitenden zum Thema Whistleblowing durchgeführt hat.

„Die zukünftigen Whistleblower- bzw. Hinweisgebersysteme sollen dazu da sein, vorrangig Mitarbeitenden die vertrauliche Meldung von EU-Rechtsverstößen am Arbeitsplatz zu erleichtern – und sie gleichzeitig vor Repressalien zu schützen. Diese Verstöße sollen einfach, rasch und vertraulich gemeldet werden können“, erklärt Frohner. „Der Vorteil für Unternehmen liegt darin, dass sie sofort Lenkungsmaßnahmen ergreifen und das potenzielle Problem aus der Welt räumen können, bestenfalls noch bevor ein Schaden entsteht.“

Unternehmensinterne Kanäle werden bevorzugt

Mehr als sieben von zehn Mitarbeitenden (72,5 %) bevorzugen aktuell unternehmensinterne Kanäle wie eine Online-Plattform oder die Meldung via Mail an eine zentrale Stelle. Als wichtigste Beweggründe für den Wunsch nach einer internen Onlineplattform nennen die Befragten insbesondere Anonymität (34 %) sowie auch die unternehmensinterne Klärung (29 %).

„Der vorherrschende Wunsch nach unternehmensinternen Kanälen und Ansprechpartnern unterstreicht, dass die Mehrheit der Mitarbeitenden großes Vertrauen in das eigene Unternehmen und dessen Führung hat, Verstöße rasch und verlässlich intern zu klären“, so Frohner. „Und das ist ja auch der Sinn der Richtlinie. Nicht zu unterschätzen ist allerdings der Aufwand der unternehmensinternen Umsetzung, der ja weit über die technische Implementierung hinausgeht – auch emotionale Aspekte der Mitarbeitenden, die vielleicht um ihre Anonymität oder die Unvoreingenommenheit der internen Ansprechpartner und schlimmstenfalls Repressalien fürchten, sollten in Betracht gezogen werden. Zudem haben IT-Abteilungen regelmäßig Zugriff auf unternehmensinterne E-Mails. Die Richtlinie sieht jedoch vor, dass unbefugte Personen keine Möglichkeit haben dürfen, auf Whistleblower-Meldungen zugreifen zu können. Daher ist eine Online-Plattform als interner Kanal klar zu bevorzugen.“

Externe Meldestelle als anonymer und objektiver bewertet

Fast drei von zehn Angestellten (27,5 %) sprechen sich klar für eine externe, unabhängige Stelle als Wunsch-Empfänger eines Hinweises aus, ob per E-Mail oder Onlineplattform. Jene Angestellten, die eine E-Mail an eine externe Stelle für den besten Weg halten, nennen als Hauptgrund die angenommene Objektivität: Jeder fünfte Befragte (20 %) meint, dass Außenstehende Vorwürfe unvoreingenommener prüfen würden als interne Stellen. Die höhere Anonymität und erschwerte Rückverfolgung führen 17 Prozent ins Treffen. Diese beiden Aspekte bevorzugt auch jener Teil der Mitarbeitenden, der eine externe Online-Plattform am sinnvollsten findet, allerdings mit noch stärkerer Zustimmung: Fast vier von zehn (38 %) sagen, dass so die Anonymität höher sei und ein Fünftel (19 %) erwartet extern mehr Objektivität als intern.

„Die Mitarbeitenden trauen ihren Arbeitgebern zu, vertrauensvoll und effektiv mit möglichen Verstößen umzugehen. Trotzdem wird extern verwalteten Meldekanälen mehr Unvoreingenommenheit zugesprochen und auch die Angst vor fehlender Anonymität ist hier geringer“, zieht Frohner ein Fazit. „Stolpersteine bei der internen Umsetzung sind der große Aufwand, fehlende Ressourcen und Expertise. Denn die Meldung muss an eine unparteiische Person oder Abteilung erfolgen, die den Whistleblower innerhalb von drei Monaten über eingeleitete Untersuchungen oder andere Folgemaßnahmen zu informieren hat. Der gesamte Vorgang muss für jede Meldung dokumentiert werden. Außerdem gilt es, umfassende Schutzmaßnahmen gegen Repressalien und zum Schutz der Identität des Hinweisgebers zu implementieren. Es ist also nicht nur das technische Meldesystem zu verwirklichen, sondern es sind darüber hinaus weitgreifende organisatorische Maßnahmen wie die Anpassung von HR-Abläufen, internem Know-how und Zuständigkeiten nötig. Und natürlich müssen rechtliche Vorgaben im Bereich Datenschutz, Betriebsvereinbarungen, etc. erfüllt werden – alles in allem durchaus eine Herausforderung, insbesondere für kleinere Unternehmen. Mit professioneller Hilfe eines externen Partners bei der Implementierung und einer entsprechenden Beratung zur rechtskonformen Betreuung dieses Kanals werden zahlreiche Risiken effektiv vermindert. Dadurch können die Vorteile einer externen Verwaltung zumindest teilweise auf die interne Umsetzung übertragen werden“, schließt Frohner.

EY_Studien_Whistleblowing in Österreich 2021 (PDF)

Weitere Informationen finden Sie unter www.ey.com/at